Optimizar la gestión operativa

¿Para qué tener un sistema de stock? o ¿Qué se gana teniendo uno?.

Hace un tiempo nos llegó un caso de una PyME que se dedica a la compra-venta y cuenta con un inventario de más de 5.000 materiales.

Cada vez que un vendedor recibía un pedido, él mismo completaba un formulario con los artículos requeridos, luego enviaba un mail al encargado del depósito, para que éste determinara si se podía o no gestionar el pedido, revisando manualmente la existencia en el depósito.

Fruto de éste análisis, se confirmaba la entrega o solicitaba al sector de compras las cantidades faltantes para poder cumplir con el compromiso asumido por el vendedor.

Al realizar un análisis de los costos de la empresa, se detectó que para dejar satisfechos a los clientes, habían necesitado realizar compras a un costo superior al de mercado y que incluso, en algunos casos, los materiales habían sido vendidos a un precio menor, ya que no se contaba, al momento de vender, con el nuevo costo del producto.

Como se puede apreciar en este caso, es posible extraer diferentes conclusiones y muchas preguntas.

La primera inquietud que surge es: ¿Cuántas ventas no se habrán llevado a cabo por falta de stock? ú observándolo desde otro punto de vista: ¿Cuántas ventas se habrían salvado, de haber tenido un sistema donde consultar la disponibilidad y ofrecer al cliente productos con disponibilidad real?

Otra inquietud que surge es: ¿Cuánto tiempo demora la carga del formulario, el envío del email, el chequeo visual del depósito y la respuesta al sector comercial a su solicitud? Seguramente concluyamos que la respuesta llegó demasiado tarde como para tomar una acción correctiva sobre la venta.

Por último: ¿Cómo impactaría en sus costos comprar ordenadamente, sin comprar grandes cantidades para tener un inmenso capital inmovilizado ni comprar de manera tal que se debiera comprar apresuradamente a costos mayores cada vez que ingresa un pedido?

Entonces ¿Por qué no implementar un sistema que ayude y optimice la gestión operativa evitando la pérdida de tiempo de los recursos de la empresa ganando efectividad en las ventas?